A. PERILAKU KELOMPOK ORGANISASI
1. Scientific Management Theory
Isi : manusia harus diberi janji insentif dulu baru ia mau bekerja. Insentif yang dimaksud dapat berupa bonus, pengawasan yang terus-menerus, serta tujuan yang ditetapkan oleh manajemen.
2. Interpersonal Approaches
Fokus pada akibat dari proses interpersonal pada performance dengan memperhatikan variabel variabel sosial dan psikologi untuk menganalisis produktivitas kerja.
Cara yang digunakan : process group-level dengan linking-pin model dari Likert, yaitu organisasi dapat dikonseptualisasi sebagai sistem dari kelompok independen. Jadi, manusia bekerja bukan dalam organisasi, melainkan dalam kelompok-kelompok kecil atau keluarga yang bersarang di dalam organisasi.
A.1. MOTIF DAN TUJUAN DALAM KELOMPOK
Zander (1971) : orang tertarik untuk menolong kelompoknya mencapai tujuan sebagai cara untuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan personalnya. Kohesivitas dan Tujuan Kelompok Akibat pada tujuan kelompok terhadap produktivitas tergantung pada komitmen anggota terhadap kelompok dan tujuan kelompok. Jika kohesivitas kelompok begitu kuat maka motif-motif individu akan diganti oleh motif yang berorientasi pada kelompok. Hasrat anggota pun makin besar untuk mensukseskan kelompoknya. Hasil survey pada 5871 pekerja pabrik di 2228 kelompok menghasilkan hipotesis sebagai berikut: “selama norma kelompok mendorong produktivitas yang tinggi maka kohesivitas dan produktivitas secara positif berhubungan (makin kohesif suatu kelompok, makin besar produktivitas), tetapi jika norma kelompok mendorong produktivitas yang rendah maka hubungannya negatif”.
Tujuan kelompok
Tujuan kelompok harus dijabarkan secara jelas, yaitu:
1. ada kriteria keberhasilan
2. ada sarana untuk pencapaiannya
Menetapkan Tujuan Kelompok
Level of aspiration theory (Lewin) : bagaimana seseorang mengeset tujuan untuk dirinya dan kelompoknya, apakah harus susah sekali / mudah sekali
- Orang memasuki situasi prestasi (achievement situation) dengan hasil ideal dibenaknya. Setelah mengalami kejadian tertentu, maka orang tersebut akan merevisi hasil ideal tersebut dan disesuaikan dengan harapan yang lebih realistik
- LOA (level of aspiration) yaitu kompromi antara tujuan ideal dan harapan yang lebih realistik
A.2. KEPUASAN DAN KEANGGOTAAN KELOMPOK
Kepuasan dan Interaksi Sosial
Melakukan rutinitas tanpa interaksi dengan orang lain → monoton dan menyebabkan kelelahan / cepat lelah. Sedangkan bekerja sama akan menyebabkan pekerjaan cepat selesai, bahan yang digunakan irit dan angka hingga menurun karena merasa puas. Kepuasan dan Insentif Kelompok
Insentif : bonus, gaji
Insentif per individu menyebabkan masalah:
1. kompetisi antar anggota kelompok meningkat
2. ketakutan akan penolakan peer groupnya
3. motivasi intrinsik “undermined”
Pencegahannya adalah dengan insentif kelompok, sehingga:
perasaan akan kerja kelompok akan terbangun dengan kuat dan kepuasan lebih besar
Syarat : - anggota kelompok kurang dari 10
- kontribusi tiap anggota proporsional
Kepuasan, Keberhasilan dan Kegagalan
Sisi positif dari kegagalan, yaitu:
Menjadikannya sebagai motivasi sehingga usaha menjadi lebih keras
Menjadikan kelompok semakin kohesif karena ternyata kegagalan disebabkan oleh adanya gangguan kelompok atau segmen lain dalam organisasi
Memaksa kelompok untuk memikirkan ulang aspirasi mereka dan memformulasikan seperangkat harapan yang lebih realistik
Sisi negatif dari kegagalan, yaitu:
Kegagalan yang berulang menyebabkan surutnya sumber motivasi
Terbangunnya hasrat yang kuat untuk menghindari kegagalan kelompok dan mulai menggunakan berbagai macam strategi interpersonal untuk mengatasi rasa malu, contoh: dengan mengatakan bahwa kegagalan tersebut tidak relevan dengan mereka secara personal
B. KELOMPOK-KELOMPOK DAN PERUBAHAN
B.1. KELOMPOK SEBAGAI AGEN PERUBAHAN
Field study oleh Coch & French (1984) dengan membandingkan tiga tipe training program:
1. No Participation sebagai kondisi kontrol karyawan tidak sama dengan terlibat dalam perencanaan dan omplementasi perubahan tapi hanya diberi penjelasan.
2. Participation Through Representation, rapat kelompok dihadiri seluruh karyawan, perubahan yang dibutuhkan dibicarakan secara terbuka, kemudian dipilih sebuah sub kelompok pelat pertama.
3. Total Participation, hampir sama dengan metode dua. Bedanya metode ini diikuti oleh seluruh karyawan, bukan hanya kelompok terpilih dan mengikuti sistem pelat.
Hasil → 2 dan 3 menunjukkan hasil yang positif, karena:
Karyawan belajar tugas baru mereka dengan cepat
Produktivitas menjadi lebih baik
Percaya diri meningkat
B.2. PENGEMBANGAN ORGANISASI
Organizational Development Technique adalah program-program manajemen yang secara spesifik didesain untuk meningkatkan organisasi.
Setidaknya melibatkan satu atau lebih komponen, sebagai berikut:
1. Deskripsi : penentuan tahap pengembangan yang sedang berlangsung melalui observasi sistematis dan survey.
2. Spesifikasi tujuan : elaborasi, klarifikasi dan penentuan prioritas tujuan organisasi.
3. Perencanaan : mengembangkan rencana untuk mencapai tujuan organisasi.
Inovasi : implementasi rencana dan mengevaluasi keefektivitasannya.
a. Survey Feedback
Menekankan deskripsi sebagai alat untuk mengumpulkan sumbersumber disfungsi dalam organisasi dengan cara : observasi, wawancara, survey → hasilnya disintesis untuk membentuk gambaran
keseluruhan organisasi dengan menemukan adekuasi dan inadekuasi → hasilnya dikembalikan sebagai feedback ke organisasi.
Alat : kuesioner dengan Likert dengan isi pertanyaan tadi. Aspek leadership (1-3), motivation (4-6), communication (7-10), decision making (11-13), goals (14-15), control (16-18) → jawaban dirangkum
dan dibuat profil organisasi kemudian didiskusikan.
b. Process Consultan
Yaitu melibatkan observasi kelompok secara informal tentang kesibukan sehari-hari. Ada konsultan yang mengobservasi aspek-aspek yang berkaitan dengan kelompok, seperti: pola interaksi dan atraksi, prosedur pengambilan keputusan, sumber-sumber kekuasaan, normanorma social informal, potensi tekanan dalam kelompok dan jenis konflik antar anggota. Setelah menemukan bagaimana kerja maka konsultan mendiskusikan hal tersebut dengan anggota unit dengan mengajukan dua pertanyaan:
- Apakah saudara sekalian menyadari bahwa saudara-saudara bekerja seperti ini ? (dijelaskan)
- Apakah saudara-saudara berkenan untuk mengubah beberapa proses-proses? Jika jawabannya iya, maka barulah konsultan mengusulkan beberapa saran untuk meningkatkan dinamika hidup.
c. Team Building
Diawali dengan asumsi bahwa : “keberhasilan dalam kelompok kerja merupakan hasil dari kolaborasi yang saling bergantung satu sama lain yang terbentuk melalui latihan. Manajer atau konsultan berusaha menyadarkan anggotanya bahwa mereka adalah satu kesatuan sehingga mereka belajar untuk mengkoordinasikan usaha mereka dengan usaha anggota lainnya. Tujuan kelompok ditetapkap, pola-pola kerja dibangun dan perasaan identitas kelompok dibangun. Teknik ini menekankan pada analisis prosedur kerja, pengembangan hubungan yang baik anggota ke anggota dan peran manajer sebagai “coach”.
Metode : diskusi tentang “maslaah unit” kemudian dicoba diselesaikan dengan teknik kelompok nominal (NGT) untuk menstimulasi produktifitas lalu hasil diskusi dicetak dan diedarkan sebagai pengingat bahwa ada kemajuan yang sedang berlangsung.
d. Laboratory Training
Laboratory Training program atau T-group.
Bentuk ini diset jauh dari tempat kerja, merupakan prosedur belajar eksperimental, yaitu dengan benar-benar mengalami hubungan kemanusiaan dengan peserta lain
Trainer atau fasilitator menyerahkan tongkat kepemimpinan kepada peserta untuk dibawa kemana pelat tersebut jadi peserta yang mengatur diri mereka
Peserta pelat menjadi berani untuk mengkonfrontasi dan menyelesaikan isu-isu interpersonal dengan tujuan mendapatkan pemahaman yang lebih baik atas diri sendiri dan orang lain.
C. MEETINGS
Ada kesan negatif tentang meeting, yaitu:
Membosankan
Hanya didominasi oleh beberapa orang
Mahal → para eksekutif dibayar per jam
Buang-buang waktu dengan keputusan yang minor
Ada kecenderungan terjadi groupthink
C.1. MENJADI ANGGOTA KELOMPOK YANG BAIK
Pada meeting, anggota harus melakukan segala hal untuk menjadikan meeting tersebut sebagai sebuah pengalaman yang produktif dan positif. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal berikut ini :
1. Persiapan
Yaitu bagaimana agar peserta rapat dapat memberikan kontribusi yang maksimal, dan ini tergantung pada fungsi dari penemuan tersebut, jika:
Fungsi utamanya adalah distribusi informasi, maka pesertanya harus menyiapkan segala hal untuk mempresentasikan info yang dimiliki → handout, transparansi
Fungsi utamanya adalah sebagai fact finding discussion awal, yang fokus pada masalah-masalah atau isu-isu, maka peserta sebelumnya harus sudah mempersiapkan diri dengan ide-ide dan pemahamannya yang berhubungan dengan fakta terkait
Fungsi sebagai pembuat keputusan, maka sebelum diperoleh keputusan peserta, melakukan diskusi secara informal antara anggota dan berusaha mengantisipasi kritik terhadap solusi yang
mereka sukai
Fungsi sebagai fungsi organisasi, seperti: goal setting, merevisi prosedur kerja, sharing feedback atau membangun koordinasi antar unit menjadi lebih baik. Maka peserta harus mengumumkan
pikiran dan energi agar dapat fokus pada permasalahannya
Rapat mempunyai lebih dari satu tujuan atau maksud, maka peserta harus menyiapkan tiap aspek dari rapat tersebut
2. Komunikasi
Keberhasilan rapat sangat tergantung pada kemampuan peserta berkomunikasi secara efektif satu sama lain sehingga begitu keluar dari ruang setiap peserta mendapatkan kepuasan dan merasa ada kemajuan.
Ada tips untuk menjadi active communication:
Buat kalimat dengan singkat dan jelas
Usahakan penambahan komentar, saran, pernyataan pribadi dan pertanyaan pada poin yang tepat
Buat presentasi yang panjang sehingga peserta tertarik dengan menggunakan frase-frase imajinatif, analogi dan similes yang berwarna dan alat bantu visual yang ‘eye-catching’
Mendengarkan dengan aktif pemyampaian orang lain
Mintalah klarifikasi terhadap sesuatu yang tidak dapat dipahami
Ajak peserta yang pasif berkomentar dengan menanyainya
Galilah sumber-sumber disagreement dan tention
Ikutilah jalannya rapat dengan hati-hati, camkan poin-poin yang telah dibuat
3. Supportiveness
Untuk mencegah munculnya kesan negatif maka perlu diperhatikan
beberapa hal sebagai berikut:
a. Persiapan
Pimpinan rapat harus memiliki pertanyaan dan agenda. Ada beberapa kesalahan dalam daftar:
Daftar topik terlalu panjang sehingga kelompok membagi pikirannya terhadap item-item yang signifikan
Urutan topik yang tidak berurutan
Memasukkan item-item yang tidak seharusnya dimasukkan
b. Structuring the group
Pada awalnya, pada kelompok yang baru terbentuk, meeting pertama terkesan ambigu atau tidak pasti. Tapi pada rapat ketiga dan keempat norma norma sudah terbentuk dengan jelas, juga peran dan hubungan antar anggota. Semua ini berkat peran pimpinan kelompok yang tahu kapan harus berperan sebagai process facilitator atau process controller.
c. Structuring the meeting
Ketua kelompok harus mampu mengarahkan pertemuan, dapat menetukan teknik apa yang tepat digunakan (brainstrorming, synectics, dll)
d. Memfasilitasi proses kelompok yang efektif
SUMBER:
